關于做好2019年國際會議預報和管理工作的通知

校內各有關單位：

    根據教育部相關通知要求，現將2019年度國際學術會議預報和報批手續工作有關事宜通知如下：

    一、堅持會議預報制度。會議預報制度旨在限制重復舉辦相同的會議，防止出現先對外承諾后申報的現象。各單位應在每年10月預報擬在下一年舉辦的國際會議以及擬對外申辦或承諾的國際會議。2019年國際會議預報既包括擬在2019年內召開的國際會議，也包括須在2019年對外承諾或申辦的國際會議。

    二、注意區別國際會議預報和申報。國際會議預報僅需提供擬舉辦（或申辦）會議的簡單信息（見附件1和2），未經預報的國際會議將不能申報。為了方便各教學科研單位的國際學術交流，對不涉及敏感政治問題，邀請外賓人數在30人以下的自然科學類國際學術會議可不做預報，但須申報。

    國際會議申報要求校內會議舉辦單位須在開會日期前不少于四個月時限內向國際處提交正式申報材料（申報材料電子模板見華中師大國際化工作群文件）。從今年起，教育部要求在網站上申報國際會議，不按時限要求申報將不能在教育部網站上注冊。

    三、嚴格按照時限要求做好預報工作。國際會議分為一般性國際會議和重大國際會議（見附件3）。重大國際會議必須預報，需提前一年預報至教育部，逾期不可補報。教育部經核實匯總后將報外交部和國務院辦公廳備案。未經預報的重大國際會議在正式申報時將不被批準。一般性國際會議每年可分兩次進行預報。2018年11月前可預報下一年度擬在華舉辦的一般國際會議，2019年3月前可補預報擬在2019年7-12月份舉辦的一般國際會議。

    四、提高國際會議實效。舉辦國際會議要目的明確、主題鮮明，不得舉辦內容重復、空泛的國際會議。要嚴格控制會期、會議規模和會議規格。中外參會代表的比例應適當，不得利用舉辦國際會議之名行創收營利之實。經批準舉辦的會議，不得隨意更改會議規模、舉辦時間、邀請人員名單等關鍵要素，要切實做好會議成果的收集整理工作，按規定時限要求向學校和有關部門報送會議總結和相關材料。會議申辦單位嚴格按照教育部會議批件確認的時間、地點和會議規格、規模舉辦會議，如有任何變化，須至少提前一個月以書面形式告知國際合作處，再由國際合作處向上級部門申請。任何擅自更換辦會時間、地點和會議規格、規模都將被視為違規行為，需承擔相應責任。

    校內各教學科研單位應認真匯總并填寫2019年度擬申辦及在華舉辦（含承辦、合辦等）國際會議計劃表（見附件1），單位負責人簽字并加蓋單位公章后由外事專辦員報送至國際合作與交流處（港澳臺辦），并將電子版發送至yangyuan@mail.ccnu.edu.cn。報送截止日期為2018年10月26日。

聯系人：楊源

電 話：67866220

                                國際合作與交流處（港澳臺辦）

2018年10月15日